Gründer von Voice Mate
KI-Mailbox für Steuerberater und Buchhalter
Steuerberater und Buchhalter arbeiten lange konzentriert, und eine unterbrochene Tabelle kostet echte Zeit. Voice Mate nimmt ab, wenn du nicht kannst, findet heraus, wer anruft und was er braucht, und gibt dir eine Zusammenfassung statt eines Haufens Mailbox-Nachrichten.
Die meisten Anrufe in einer Kanzlei fallen in wenige Gruppen: Mandanten mit einer kurzen Frage, Leute, die nach Fristen fragen, neue Anfragen und Unterlagen, die unterwegs sind. Jede braucht eine andere Antwort, und keine verlangt, dass du deine Arbeit in dieser Minute fallen lässt. Bei Voice Mate fragt der Assistent nach Name, Firma und Thema, und du liest die Zusammenfassungen in einem Rutsch zwischen Aufgaben. Neue Anfragen können an deine E-Mail oder dein CRM gehen, damit sie nicht vergessen werden.
Ergänze im AI prompt Anweisungen, etwa nach dem Firmennamen des Mandanten und einer Frist zu fragen. So sind die Zusammenfassungen sofort verwertbar, und du erkennst auf einen Blick, was dringend und was Routine ist.
Erste Schritte
Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.
App herunterladen
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1. Schalte die Rufumleitung ein
Öffne in der Voice Mate App Settings und schalte Call forwarding ein. Die App zeigt den genauen Code für deinen Anbieter, damit Anrufe, die du verpasst oder abweist, an Voice Mate gehen. Mit Check carrier settings prüfst du, was dein Anbieter gerade eingestellt hat.
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2. Stelle die Fragen, die zählen
Sag dem Assistenten bei Settings, AI prompt, er soll immer nach Name, Firma, Thema (Steuererklärung, Lohn, Umsatzsteuer, sonstiges) und einer Frist fragen.
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3. Schicke neue Anfragen dorthin, wo du sie siehst
Verbinde E-Mail oder Slack unter Connected Apps, damit neue Anfragen dich oder deine Kollegen erreichen, ohne die App zu öffnen.
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4. Lies Zusammenfassungen in Blöcken
Sieh die Anrufliste zweimal am Tag durch, statt auf jeden Anruf zu reagieren, und ruf nach Dringlichkeit zurück.
