Gründer von Voice Mate
KI-Mailbox für Zahnärzte und Zahnarztpraxen
Eine Zahnarztpraxis kann nicht jeden Anruf annehmen, während Patienten im Stuhl sitzen. Voice Mate nimmt die Nachricht auf, fragt, wer anruft und warum, und gibt deinem Team eine klare Liste für die Zeit zwischen den Terminen.
Empfangsteams verpassen Anrufe in den hektischsten Momenten: mittags, früh am Morgen und sobald ein Patient am Tresen steht. Wer nur eine Mailbox erreicht, legt oft auf und versucht eine andere Praxis. Bei Voice Mate spricht der Anrufer mit einem Assistenten, der nach Name, Nummer und Grund fragt. Dein Team liest die Zusammenfassungen in einer Liste und ruft der Reihe nach zurück.
Halte die Anweisungen vorsichtig. Sag dem Assistenten, dass er keine medizinischen Ratschläge gibt, keine Termine bestätigt und sagt, dass jemand aus der Praxis zurückruft.
Erste Schritte
Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.
App herunterladen
-
1. Schreibe vorsichtige Anweisungen
Halte bei AI prompt fest, dass der Assistent nur Nachrichten aufnimmt: keine Ratschläge, keine Diagnosen und keine Terminbestätigungen. Bitte um Name, Nummer und Grund.
-
2. Nutze eine ruhige Ansage
Nenne bei Greeting den Praxisnamen und dass das Team bei Patienten ist. Ein ruhiger erster Satz bestimmt den Ton des ganzen Anrufs.
-
3. Prüfe die Liste zweimal am Tag
Öffne die Anrufliste vor Öffnung und nach der Mittagspause. Markiere Anrufe nach dem Rückruf als gelesen, damit niemand doppelt angerufen wird.
-
4. Schalte die Rufumleitung ein
Tippe in der Voice Mate App auf den Umleitungsschalter und folge der Aufforderung. Dein Anbieter leitet unbeantwortete Anrufe dann an deine Voice Mate Nummer weiter; mit einem Tipp schaltest du sie wieder aus.
