Peter van Doorn

Gründer von Voice Mate

2026-11-03

So nutzt du die KI-Mailbox

Herkömmliche Mailboxen können Kunden das Gefühl geben, ignoriert zu werden. Voice Mate ändert das, indem KI deine Nachrichten intelligent verarbeitet: Sie transkribiert, analysiert das Anliegen und ermöglicht schnelle, persönliche Rückmeldungen. Ob als Solo-Unternehmer oder Teil eines größeren Teams, Voice Mate sorgt dafür, dass kein wichtiger Anruf durchs Raster fällt.

Eine KI-gestützte Mailbox geht über das Aufzeichnen hinaus. Mit Voice Mate wird jeder verpasste Anruf automatisch in Text umgewandelt und, wenn du willst, in unterschiedliche Abläufe geleitet. Stell dir vor, du weißt sofort, ob ein verpasster Anruf eine Verkaufsanfrage, ein Kundenproblem oder nur Spam war, und kannst dein Team umgehend informieren. KI sorgt dafür, dass wichtige Kommunikation sofort Aufmerksamkeit bekommt, was deine Reaktionsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit verbessert.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du die KI-Mailbox-Funktionen in Voice Mate aktivierst und anpasst. Am Ende hast du ein intelligentes Mailbox-System, das für dich arbeitet: Es spart Zeit, verringert verpasste Chancen und beeindruckt deine Anrufer.

Erste Schritte

Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.

1. 1. Lade deine persönliche Ansage hoch

   Öffne Voice Mate, gehe zu Settings und wähle Greeting. Schreibe eine eigene Ansage; das sagt deine KI, wenn sie für dich abnimmt. Unter AI prompt kannst du der KI außerdem Anweisungen geben, wie sie Anrufe behandeln soll.

   

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2. 2. Schalte die Rufumleitung ein

   Aktiviere die Rufumleitung direkt in der Voice Mate App. Tippe auf das rote Symbol, um sie ein- oder auszuschalten. Die App bittet dich, eine spezielle Nummer anzurufen, die deinem Anbieter mitteilt, dass Voice Mate deine Mailbox übernehmen soll.

   

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3. 3. [optional] Richte Integrationen ein (Slack, HubSpot, Zapier oder Google Kalender)

   Voice Mate bietet Integrationen mit Slack, HubSpot, Zapier und Google Kalender. So erhältst du eine Benachrichtigung, wenn ein Anruf aufgezeichnet wurde, teilst eingehende Anrufe mit einem Team und planst Rückrufe sogar automatisch im Google Kalender.

   

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4. 4. Beginne, Anrufe zu empfangen

   Sobald alles eingerichtet ist, beantwortet Voice Mate Anrufe für dich. Du erhältst eine Push-Benachrichtigung, und die Anrufe erscheinen in deiner App.

   

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5. 5. Hör Anrufe nach und lies die Transkripte

   Öffne die Anrufe in Voice Mate, um Zusammenfassung und Transkript zu lesen und die Aufnahme anzuhören.

   

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