Peter van Doorn

Gründer von Voice Mate

2026-11-03

Eingehende Anrufe

Eingehende Anrufe sind für dein Geschäft entscheidend, aber du kannst nicht immer rangehen. Voice Mate bietet eine intelligente Rückfalllösung: Es nimmt automatisch ab, erfasst die wichtigsten Daten und stößt sofort die Nachverfolgung an. Du verlierst keinen Interessenten mehr, verärgerst keinen Kunden und verpasst keine wichtige Nachricht.

Wird ein eingehender Anruf verpasst, springt Voice Mate professionell ein. Statt Anrufer in eine kalte, allgemeine Mailbox zu schicken, bietest du eine eigene Ansage, erfasst detaillierte Informationen und legst automatisch Folgeaufgaben an. Ob kleiner Unternehmer, Berater oder Teil eines Kundendienst-Teams: Verpasste Anrufe richtig zu behandeln macht den Unterschied zwischen Wachstum und Kundenverlust.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du die Behandlung eingehender Anrufe in Voice Mate einrichtest, Ansagen festlegst und deine Lieblingstools anbindest, damit verpasste Anrufe für dich arbeiten und nicht gegen dich.

Erste Schritte

Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.

1. 1. Lade deine persönliche Ansage hoch

   Öffne Voice Mate, gehe zu Settings und wähle Greeting. Schreibe eine eigene Ansage; das sagt deine KI, wenn sie für dich abnimmt. Unter AI prompt kannst du der KI außerdem Anweisungen geben, wie sie Anrufe behandeln soll.

   

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2. 2. Schalte die Rufumleitung ein

   Aktiviere die Rufumleitung direkt in der Voice Mate App. Tippe auf das rote Symbol, um sie ein- oder auszuschalten. Die App bittet dich, eine spezielle Nummer anzurufen, die deinem Anbieter mitteilt, dass Voice Mate deine Mailbox übernehmen soll.

   

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3. 3. [optional] Richte Integrationen ein (Slack, HubSpot, Zapier oder Google Kalender)

   Voice Mate bietet Integrationen mit Slack, HubSpot, Zapier und Google Kalender. So erhältst du eine Benachrichtigung, wenn ein Anruf aufgezeichnet wurde, teilst eingehende Anrufe mit einem Team und planst Rückrufe sogar automatisch im Google Kalender.

   

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4. 4. Beginne, Anrufe zu empfangen

   Sobald alles eingerichtet ist, beantwortet Voice Mate Anrufe für dich. Du erhältst eine Push-Benachrichtigung, und die Anrufe erscheinen in deiner App.

   

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5. 5. Hör Anrufe nach und lies die Transkripte

   Öffne die Anrufe in Voice Mate, um Zusammenfassung und Transkript zu lesen und die Aufnahme anzuhören.

   

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