Gründer von Voice Mate
Mailbox außerhalb der Geschäftszeiten einrichten
Kunden, die außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, verdienen ebenfalls Aufmerksamkeit. Voice Mate nimmt ab, nimmt die Nachricht auf und schickt dir eine Zusammenfassung, damit du gleich morgens reagieren kannst.
Voice Mate folgt keinem eigenen Zeitplan. Du entscheidest, wann es dich vertritt: Schalte die Rufumleitung zum Feierabend ein oder leite nur die Anrufe um, die du nicht annimmst. In beiden Fällen erreichen Anrufer einen Assistenten statt eines Pieptons. Nenne dem Assistenten deine Öffnungszeiten im AI prompt, dann kann er sie den Anrufern mitteilen, und sie wissen, wann sie deinen Rückruf erwarten können.
Das Ergebnis ist Professionalität und Reaktionsfähigkeit, auch wenn niemand am Schreibtisch sitzt, und das schafft Vertrauen bei Kunden.
Erste Schritte
Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.
App herunterladen
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1. Schalte die Rufumleitung zum Feierabend ein
Tippe am Ende des Tages in der App auf den Umleitungsschalter oder richte die Umleitung für unbeantwortete Anrufe ein, damit sie dich den ganzen Tag abdeckt.
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2. Trage deine Öffnungszeiten im AI prompt ein
Öffne Settings > AI prompt und schreibe, wann du geöffnet bist und wann Anrufer mit einer Antwort rechnen können.
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3. Schreibe eine Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten
Sag bei Greeting, dass du geschlossen bist und der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. So wissen Anrufer, was als Nächstes passiert.
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4. Sieh dir die Zusammenfassungen am nächsten Morgen an
Lies die Zusammenfassungen, ruf dringende Anrufe zuerst zurück und markiere sie als gelesen.
