Peter van Doorn

Gründer von Voice Mate

2026-11-03

Mailbox für den Kundendienst

Der Kundendienst verlangt Tempo und Präzision. Voice Mate nutzt KI, um Nachrichten sofort zu transkribieren, dringende Probleme zu erkennen und sie an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten, damit dein Team Probleme schneller und wirksamer löst.

Eine KI-Mailbox zeichnet nicht nur auf, sie arbeitet für dein Support-Team. Jeder verpasste Anruf wird transkribiert und nach Dringlichkeit oder Thema markiert, damit Mitarbeiter kritische Probleme zuerst angehen. Mit Voice Mate bleibt die Kundenzufriedenheit hoch, auch wenn deine Leitungen besetzt sind.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du eine KI-Mailbox für Kundendienst-Teams einrichtest. Du lernst, verpasste Anrufe klüger zu verwalten, Lösungszeiten zu verkürzen und deine Kunden zufrieden und loyal zu halten.

Erste Schritte

Die Einrichtung ist einfach: Folge den Schritten unten. Du brauchst die Voice Mate App auf deinem Handy.

1. 1. Lade deine persönliche Ansage hoch

   Öffne Voice Mate, gehe zu Settings und wähle Greeting. Schreibe eine eigene Ansage; das sagt deine KI, wenn sie für dich abnimmt. Unter AI prompt kannst du der KI außerdem Anweisungen geben, wie sie Anrufe behandeln soll.

   

---





2. 2. Schalte die Rufumleitung ein

   Aktiviere die Rufumleitung direkt in der Voice Mate App. Tippe auf das rote Symbol, um sie ein- oder auszuschalten. Die App bittet dich, eine spezielle Nummer anzurufen, die deinem Anbieter mitteilt, dass Voice Mate deine Mailbox übernehmen soll.

   

---





3. 3. [optional] Richte Integrationen ein (Slack, HubSpot, Zapier oder Google Kalender)

   Voice Mate bietet Integrationen mit Slack, HubSpot, Zapier und Google Kalender. So erhältst du eine Benachrichtigung, wenn ein Anruf aufgezeichnet wurde, teilst eingehende Anrufe mit einem Team und planst Rückrufe sogar automatisch im Google Kalender.

   

---





4. 4. Beginne, Anrufe zu empfangen

   Sobald alles eingerichtet ist, beantwortet Voice Mate Anrufe für dich. Du erhältst eine Push-Benachrichtigung, und die Anrufe erscheinen in deiner App.

   

---





5. 5. Hör Anrufe nach und lies die Transkripte

   Öffne die Anrufe in Voice Mate, um Zusammenfassung und Transkript zu lesen und die Aufnahme anzuhören.

   

---