Fondateur de Voice Mate
Messagerie vocale IA pour dentistes et cabinets dentaires
Un cabinet dentaire ne peut pas répondre à tous les appels pendant que les patients sont au fauteuil. Voice Mate prend le message, demande qui appelle et pourquoi, et donne à votre équipe une liste claire à traiter entre les rendez-vous.
Les secrétariats perdent des appels aux moments les plus chargés : midi, tôt le matin et dès qu'un patient est au comptoir. Un appelant qui tombe sur une messagerie raccroche souvent et essaie un autre cabinet. Avec Voice Mate, l'appelant parle à un assistant qui demande un nom, un numéro et le motif. Votre équipe lit les résumés dans une seule liste et rappelle dans l'ordre.
Soyez prudent dans les instructions. Dites à l'assistant de ne donner aucun conseil médical, de ne confirmer aucun rendez-vous et de dire que quelqu'un du cabinet rappellera.
Pour commencer
La configuration est simple : suivez les étapes ci-dessous. Il vous faut l'application Voice Mate sur votre téléphone.
Télécharger l'application
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1. Rédigez des instructions prudentes
Dans AI prompt, indiquez que l'assistant ne prend que des messages : ni conseils, ni diagnostics, ni confirmations de rendez-vous. Demandez nom, numéro et motif.
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2. Choisissez un accueil calme
Dans Greeting, donnez le nom du cabinet et précisez que l'équipe est avec des patients. Une première phrase calme donne le ton de tout l'appel.
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3. Consultez la liste deux fois par jour
Ouvrez la liste des appels avant l'ouverture et après le déjeuner. Marquez les appels comme lus une fois rappelés pour que personne ne soit rappelé deux fois.
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4. Activez le renvoi d'appel
Touchez le bouton de renvoi dans l'application Voice Mate et suivez les indications. Votre opérateur envoie alors les appels sans réponse vers votre numéro Voice Mate ; vous pouvez le désactiver d'un geste.
