Fondateur de Voice Mate
Gérer la messagerie vocale en dehors des heures d'ouverture
Les clients qui appellent en dehors des heures d'ouverture méritent aussi de l'attention. Voice Mate répond, prend le message et vous envoie un résumé, pour que vous puissiez réagir dès le matin.
Voice Mate ne suit pas de planning propre. Vous décidez quand il vous remplace : activez le renvoi à la fermeture, ou ne renvoyez que les appels sans réponse. Dans les deux cas, les appelants trouvent un assistant plutôt qu'un bip. Indiquez vos horaires d'ouverture dans l'AI prompt : l'assistant pourra les donner aux appelants, qui sauront quand attendre votre rappel.
Le résultat : professionnalisme et réactivité même quand personne n'est au bureau, ce qui renforce la confiance des clients.
Pour commencer
La configuration est simple : suivez les étapes ci-dessous. Il vous faut l'application Voice Mate sur votre téléphone.
Télécharger l'application
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1. Activez le renvoi à la fermeture
Touchez le bouton de renvoi dans l'application en fin de journée, ou réglez le renvoi des appels sans réponse pour être couvert toute la journée.
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2. Indiquez vos horaires dans l'AI prompt
Ouvrez Settings > AI prompt et écrivez quand vous êtes ouvert et quand les appelants peuvent attendre une réponse.
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3. Rédigez un accueil hors horaires
Dans Greeting, dites que vous êtes fermé et que l'appelant peut laisser un message. Il saura ce qui se passe ensuite.
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4. Consultez les résumés le lendemain matin
Lisez les résumés, rappelez d'abord les appels urgents et marquez-les comme lus.
