Oprichter van Voice Mate
AI-voicemail voor accountants en boekhouders
Accountants en boekhouders werken lang geconcentreerd, en een onderbroken spreadsheet kost echt tijd. Voice Mate neemt op als jij dat niet kunt, vraagt wie er belt en wat diegene nodig heeft, en geeft je een samenvatting in plaats van een stapel voicemails.
De meeste gesprekken bij een administratiekantoor vallen in een paar groepen: klanten met een snelle vraag, mensen die naar deadlines vragen, nieuwe aanvragen en documenten die onderweg zijn. Elk vraagt een andere reactie en geen enkel gesprek vraagt dat je je werk op dit moment laat vallen. Bij Voice Mate vraagt de assistent naar naam, bedrijf en onderwerp, en lees jij de samenvattingen in één keer tussen taken door. Nieuwe aanvragen kunnen naar je e-mail of CRM, zodat ze niet worden vergeten.
Voeg in de AI prompt instructies toe, zoals vragen naar de bedrijfsnaam van de klant en of er een deadline is. Dan zijn de samenvattingen klaar voor actie en zie je in één oogopslag wat urgent is en wat routine.
Aan de slag
Instellen is makkelijk: volg de stappen hieronder. Je hebt de Voice Mate app op je telefoon nodig.
Download de app
-
1. Zet doorschakelen aan
Open in de Voice Mate app Settings en zet Call forwarding aan. De app toont de exacte code voor jouw provider, zodat gesprekken die je mist of weigert naar Voice Mate gaan. Gebruik Check carrier settings om te controleren wat je provider nu heeft ingesteld.
-
2. Stel de vragen die ertoe doen
Zeg de assistent bij Settings, AI prompt altijd naar naam, bedrijf, onderwerp (aangifte, loonadministratie, btw, anders) en een eventuele deadline te vragen.
-
3. Stuur nieuwe aanvragen waar je ze ziet
Koppel e-mail of Slack onder Connected Apps, zodat nieuwe aanvragen jou of je collega bereiken zonder de app te openen.
-
4. Lees samenvattingen in blokken
Bekijk de gesprekkenlijst twee keer per dag in plaats van op elk gesprek te reageren, en bel terug in volgorde van urgentie.
